Wiki式的知識庫和單檔案的雲端文件一些差異

傳統的office文件是一個一個檔案，因為Google文件的關係，所有類似廠商都轉向出現“雲端”網頁化的文件控制管理，但這只是把散亂的文件放到一個叫做“雲端”的資料夾，透過有限的搜尋和分享功能去做管理而已。這趨勢連微軟都跟上了，就叫做office 365，也已經推行多年。

這對於複雜的版號或限定群組，發布訊息的能力其實很有限。比如一間公司裡面有五個部門，一個部門裡面有三個團隊，有時候不同部門的不同團隊之間，會需要合作。但按照這個雲端用法的歪風，會出現許多來路不名的link，一定要點開才知道裡面是什麼。從link內的亂碼或外部，實在無法看出這些link之間的關係。

 

這些link是進入該篇文章或報表的進入點， 但散播的方式卻是簡單粗糙得可憐。通常只有三種權限: 自己、限定邀請者、以及網路上所有人都能看到

一種解決方式是使用sharepoint這種portal入口式的方式來顯所有文件示最新的變動。但是能顯示的範圍有限，而且如果涉入的文件眾多，就無法一眼看到有哪些是重要變化。大約只能看到前面十件。

 

Wiki式的知識庫，其存在比較類似網站，適合內容會有微幅變化的長期更新，比如公司的研發產品或政府訊息的網站。不適合需要上網填寫或下載列印表單填寫資料的情況。

 

過去的我，多數時候會想為wiki式的知識庫做辯解。當時我認為這是最好的選項。後來見識越來越廣，反而發現它的弱點。尤其是需要紙本文件的時候，或是必須把紙本文件的資料加回資料庫的時候，這時候不適合這種KB。因為它是原生數位內容的資料庫，適合必須透過網路(內網或外網)公開的長期資料。Confluence是這種，但它的使用者應該正在減少中。這年代不是只有完全隱私或完全開放，它應該發揮它的優勢。但卻沒有。其中一個原因是寫軟體文件越來越多時候開始採用的是原生的git flow了。

 

還有一種被歸類為"筆記軟體"，但市面上相當多種且雜亂。這類軟體一樣有著封閉的特質，最多能匯出PDF而已。當中最老牌的是evernote，最近被收購了。有一個功能是它獨有而別家新興的筆記軟體沒有的，那就是OCR功能。當初主打的是可以輕易收集名片，後來我發現連手寫中文或英文的紙張或廣告傳單都能輕鬆辨識。我認為這是一大特色和關鍵。因為這正是把臨時取得的紙本資料或特殊訊息回輸入到數位資料庫的一個方式。事實也證明了，這確實很好用，但也不是很適合做為正式的終端文件寫作平台。

 

我已經不期待未來有可能有一方霸主式的融合，但這些工具的出現，其實象徵了世代的演進。除了必須相容以外，我們身為內容的創作者，還要找到更好的方式來給想定的客戶或觀眾。協作、全文搜尋、展示、隱私加密、版本控制、內容衝突整合都只是基本的。 我想在現代，更大的期望是能夠把這資料安全的保存且流傳到需要的"群眾"手上。所以下一個開發的重點，很可能是怎麼廣告化，以及保留觀眾的互動(回應訊息)。Youtube已經某種程度做到這點(留言互動、頻道會員)。 但它對內容的箝制或一家獨大，確實不妙。另一個平台是要被世界首富收購的twitter。

也許"文件"的本質其實不是單一檔案，而是一個公眾希望看到他人意見或歷史事實或未來規劃的平台。在這個前提下，早期所謂的開箱或心得文正開始轉型成業配影片。要怎麼樣讓它能承載正確的資訊被搜索到、以及承受數十年的洗禮不因平台消失而消失，會是一個很大的重點。

在沒有商業利益的情況下卻能維持運作與正確、即時性。是一個值得研究的方式，可能不單純是靠著新的軟體工具或平台，我認為更有可能的是靠著有這樣自主意識的人們，那比較優秀的判斷能力和長期維護虛擬社會聚合體的隱形巨大能量。